Secretaresse Afdeling Psychologie

Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen – Afdeling Psychologie

Publicatiedatum
16 april 2018
Opleidingsniveau
vwo
Salarisindicatie
€2.161 tot €2.917 bruto per maand
Sluitingsdatum
14 mei 2018
Functieomvang
38 uur per week
Vacaturenummer
18-186

De programmagroep Arbeids- en Organisatiepsychologie verzorgt onderwijs en verricht onderzoek op het gebied van de arbeids- en organisatiepsychologie. Bij deze programmagroep werken ongeveer 25 medewerkers waaronder hoogleraren, universitair (hoofd)docenten, promovendi en onderwijsmedewerkers. Door het aanstaande vertrek van de huidige secretariaatsmedewerker zijn wij per 1 september op zoek naar een nieuwe secretaresse.

Werkzaamheden

Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe relaties. Je ondersteunt medewerkers en studenten van de programmagroep bij alle mogelijke vragen.

Je taken zijn zowel onderwijs- als onderzoekgerelateerd en omvatten:

  • Onderwijsondersteuning: ondersteuning bieden aan de organisatie en coördinatie van het onderwijs; uitvoering van onderwijsadministratie; zorgdragen voor de administratieve voorbereiding en afhandeling van examens, administratieve ondersteuning geven bij de overige werkzaamheden van het onderwijsbureau.
  • Algemeen/facilitering: contactpersoon ICT, informatieverstrekking aan bezoekers, postafhandeling, type-, kopieer- en scanwerkzaamheden, (digitale) archivering, bestellingen (o.a. kantoorartikelen, meubilair), reserveren (vergader) ruimten, uitleen apparatuur, regelen catering, (mede) organiseren van diverse bijeenkomsten en evenementen, sleutelbeheer, agendabeheer, coördinatie verhuisbewegingen, aanvragen software; beantwoording telefoon en e-mail, ontvangst bezoekers, doorverwijzing.
  • Communicatie: ondersteuning bij het voorbereiden van het jaarverslag, informatie verstrekken over de opleidingen aan (toekomstige) studenten, vergaderingen regelen en notuleren.
  • Financiën en personeel: controle facturen, afhandelen van financiële declaraties, bijhouden van diverse financiële en personele gegevens, up-to-date houden van diverse overzichtslijsten.

Profiel

Als je de secretaresse bent die wij zoeken, dan

  • heb je een havo/vwo-vooropleiding, aangevuld met een secretaresseopleiding en/of ruime ervaring in een soortgelijke functie bij voorkeur in een onderwijsinstelling;
  • ben je proactief, initiatiefrijk, flexibel en een resultaatgerichte teamspeler;
  • werk je zorgvuldig, kun je goed plannen en organiseren, ben je stressbestendig en probleemoplossend;
  • heb je goede communicatieve en contactuele eigenschappen;
  • heb je ervaring met het MS officepakket en bij voorkeur ook kennis van het studentenregistratiesysteem SIS, Canvas, UvA-Q, Pure;
  • ben je bereid om cursussen voor nieuwe applicaties te volgen en
  • heb je zeer goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Inzicht in het functioneren van een universiteit strekt tot aanbeveling.

Inlichtingen

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met:

Aanstelling

De functie is ingedeeld als secretaresse 2. Het salaris bedraagt minimaal €2.161 en maximaal €2.917 (schaal 7) bruto per maand op basis van een volledige werkweek. Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring. De aanstelling geschiedt in tijdelijke dienst voor de duur van een jaar, met de mogelijkheid tot omzetting in een dienstverband voor onbepaalde tijd. De CAO Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Sollicitatie

Je kunt je sollicitatie, onder vermelding van vacaturenummer 18-186, tot en met 14 mei 2018 sturen aan Annemiek Hoffer. #LI-POST

Wij stellen acquisistie niet op prijs

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam